¿Por qué es importante verificar los antecedentes laborales?
Contratar a la persona equivocada puede costarle a una empresa mucho más que tiempo y dinero. En Colombia, la verificación de antecedentes laborales es un paso fundamental dentro de cualquier proceso de selección responsable, ya que permite confirmar la identidad, la trayectoria profesional y los posibles antecedentes judiciales o disciplinarios de un candidato antes de vincularlo. Su objetivo central es minimizar riesgos operativos, legales y reputacionales, y garantizar que quien ocupa el cargo es realmente idóneo para él.
Adicionalmente, las empresas están expuestas a consecuencias jurídicas cuando contratan personas que luego resultan involucradas en actos ilícitos cometidos en el ejercicio de sus funciones. Por eso, verificar antecedentes no es un trámite opcional, sino una práctica de debida diligencia que protege tanto a la organización como a sus colaboradores, clientes y grupos de interés.
Marco legal: qué se puede verificar y cómo
Antes de iniciar cualquier proceso de verificación, los empleadores deben conocer los límites legales. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales (Habeas Data) exige que el candidato otorgue una autorización previa, expresa e informada para que sus datos puedan ser consultados y tratados. Sin esta autorización, la verificación puede constituir una violación a los derechos del trabajador.
Respecto a los antecedentes penales, el Consejo de Estado ha precisado que el único mecanismo legalmente autorizado para que un empleador los consulte es el registro delictivo expedido por la Policía Nacional, de acuerdo con el artículo 95 del Decreto 019 de 2012. Esto significa que acudir al Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI de la Rama Judicial para verificar si un candidato tiene procesos en curso es una práctica inaceptable e inadmisible.
Paso a paso: cómo hacer la verificación
1. Obtener la autorización del candidato
El primer paso es siempre solicitar el consentimiento del candidato mediante un formato escrito o digital que detalle qué datos serán consultados, con qué finalidad y ante qué entidades. Este paso es obligatorio y garantiza que el proceso cumple con la normativa de protección de datos personales vigente en Colombia.
2. Verificar la identidad
Confirmar que la persona es quien dice ser es el punto de partida de toda verificación. Se puede hacer revisando la cédula de ciudadanía ante la Registraduría Nacional del Estado Civil o validando el documento con herramientas oficiales. Esto evita suplantaciones y asegura que las consultas posteriores corresponden al candidato real.
3. Consultar antecedentes judiciales (Policía Nacional)
La Policía Nacional de Colombia ofrece una consulta gratuita y en línea de antecedentes judiciales a través del portal antecedentes.policia.gov.co. Para realizarla:
- Ingresa al portal de la Policía Nacional: www.policia.gov.co
- Dirígete a la opción «Consulta de Antecedentes».
- Acepta los términos de uso y haz clic en Enviar.
- Ingresa el número de cédula de ciudadanía sin puntos ni caracteres especiales y haz clic en Buscar.
- El sistema desplegará el resultado. Si no hay asuntos pendientes, aparecerá el mensaje «NO TIENE ASUNTOS PENDIENTES CON LAS AUTORIDADES JUDICIALES».
Nota: Esta consulta aplica únicamente para ciudadanos colombianos y en el territorio nacional. Para personas extranjeras, se debe solicitar la constancia directamente ante la Policía a través del correo
dijin.araic-atc@policia.gov.co
4. Consultar antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la Nación)
La Procuraduría General de la Nación (PGN) expide el Certificado de Antecedentes Disciplinarios, que informa si una persona ha sido sancionada por ejercer funciones públicas o si tiene decisiones judiciales firmes vigentes de los últimos cinco años. La consulta y descarga son completamente gratuitas y se pueden hacer en cualquier momento desde el portal web.
Canales de acceso:
- En línea:
- www.procuraduria.gov.co/Pages/certificado-antecedentes.aspx
- — Selecciona «Generar Certificado de Antecedentes» e ingresa el número de identificación.
- Presencial en Bogotá: Carrera 5 N.° 15-60, Piso 1, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- En el resto del país: En las sedes de las Procuradurías Regionales y Provinciales.
Con la Ley 1238 de 2008, las entidades públicas y privadas están habilitadas para consultar el certificado de antecedentes de quienes van a tomar posesión de cargos o suscribir contratos con entidades oficiales.
5. Consultar antecedentes fiscales (Contraloría General de la República)
El Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal es emitido por la Contraloría General de la República y certifica si una persona natural o jurídica está incluida en el Boletín de Responsables Fiscales. Este documento es especialmente relevante para cargos que involucren manejo de recursos públicos o activos de alto valor.
Cómo obtenerlo:
- Ingresa a **
- www.contraloria.gov.co**.[15
- ]
- Haz clic en la opción «Certificado de Antecedentes Fiscales».
- Selecciona si es persona natural o jurídica.
- Ingresa el número de cédula y resuelve la verificación de seguridad.
- El sistema genera automáticamente el certificado en PDF.
6. Verificar la experiencia laboral
La validación de la experiencia es uno de los pilares del proceso. El método más común en Colombia es solicitar los certificados laborales de cada empresa donde el candidato ha trabajado, documentos que deben incluir fechas de inicio y fin, cargo desempeñado y, opcionalmente, salario. Estos certificados requieren la firma del director de Recursos Humanos de la empresa emisora.
Adicionalmente, se recomienda contactar directamente a los jefes o referentes del candidato en empleos anteriores para validar no solo los datos formales, sino también el desempeño y las características personales y profesionales de la persona. Plataformas especializadas como Globalwork ofrecen este servicio de verificación de referencias laborales de manera ágil y estructurada.
7. Verificar títulos académicos (SNIES)
Para confirmar la validez de los títulos académicos declarados, empleadores y reclutadores pueden acudir al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES), una plataforma oficial, pública y gratuita del Ministerio de Educación Nacional. Actualmente, el SNIES permite consultar más de 16.870 programas académicos con Registro Calificado, ofrecidos por 305 Instituciones de Educación Superior en todo el país.
La búsqueda puede filtrarse por nombre del programa, nivel de formación, modalidad y área del conocimiento. Si el programa que el candidato dice haber cursado no aparece activo o no cuenta con Registro Calificado, es una señal de alerta que debe investigarse.
Acceso: snies.mineducacion.gov.co/portal/CONSULTAS-PUBLICAS/.
8. Verificar tarjeta profesional
Algunas profesiones reguladas en Colombia —como Derecho, Contaduría, Ingeniería o Medicina— exigen que sus egresados posean una tarjeta profesional vigente para ejercer legalmente. Antes de contratar, conviene verificar la autenticidad de este documento ante el consejo o tribunal profesional correspondiente de cada disciplina.
9. Consultar multas de tránsito (SIMIT)
Para cargos que implican conducción de vehículos o gestión de flotas, es útil consultar el Sistema Integrado de Información sobre Multas y Sanciones por Infracciones de Tránsito (SIMIT), administrado por la Federación Colombiana de Municipios. La consulta se realiza ingresando el número de cédula del candidato en
y permite ver comparendos activos, fotomultas y el estado de cada infracción.
Tabla resumen: fuentes oficiales para verificar antecedentes
| Tipo de antecedente | Entidad | Portal oficial | Costo | Tiempo |
| Judiciales / penales | Policía Nacional | antecedentes.policia.gov.co | Gratuito | Inmediato |
| Disciplinarios | Procuraduría General de la Nación | procuraduria.gov.co | Gratuito | Inmediato |
| Fiscales | Contraloría General de la República | contraloria.gov.co | Gratuito | Inmediato |
| Títulos académicos | MEN – SNIES | snies.mineducacion.gov.co | Gratuito | Inmediato |
| Experiencia laboral | Empleadores anteriores | Contacto directo | Variable | 2 a 5 días |
| Multas de tránsito | SIMIT – FCM | fcm.org.co/simit | Gratuito | Inmediato |
Errores frecuentes que deben evitarse
- Consultar el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI de la Rama Judicial para verificar antecedentes penales: el Consejo de Estado ha determinado que esto es inaceptable y que el único mecanismo válido es el certificado de la Policía Nacional.
- No obtener la autorización del candidato antes de iniciar la verificación: esto constituye una violación a la Ley 1581 de 2012 y expone a la empresa a sanciones.
- Basar la decisión únicamente en los documentos entregados sin llamar a empleadores anteriores ni validar referencias personales, lo que puede dejar pasar inconsistencias o irregularidades no documentadas.
- Omitir la verificación de títulos académicos, especialmente para cargos técnicos o profesionales donde la idoneidad académica es determinante.
- No adaptar el nivel de verificación al cargo: un proceso de selección para un conductor exige consultas distintas a las de un gerente financiero.
¿Cuándo conviene contratar una empresa especializada?
Cuando el volumen de contrataciones es alto o el proceso requiere mayor profundidad y trazabilidad, las empresas pueden delegar la verificación a proveedores especializados como RHCheck, Globalwork o GS Investigaciones, los cuales automatizan consultas, generan reportes detallados en menos de 24 horas y documentan evidencias del proceso. Esta alternativa también reduce el riesgo de errores humanos y garantiza que el proceso quede debidamente registrado en caso de auditorías o reclamaciones laborales.
Fuentes consultadas
- Policía Nacional de Colombia – Consulta de Antecedentes Judiciales:
- https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/
- Procuraduría General de la Nación – Certificado de Antecedentes:
- https://www.procuraduria.gov.co/pages/certificado-antecedentes.aspx
- Contraloría General de la República – Antecedentes Fiscales:
- https://www.contraloria.gov.co
- Ministerio de Educación Nacional – SNIES Consultas Públicas:
- https://snies.mineducacion.gov.co/portal/CONSULTAS-PUBLICAS/
- SIMIT – Federación Colombiana de Municipios:
- https://www.fcm.org.co/simit
- Consejo de Estado – Sentencia sobre antecedentes penales y empleadores:
- https://www.ambitojuridico.com/noticias/general/administrativo-y-contratacion/empleadores-solo-pueden-verificar-antecedentes
- Biz Latin Hub – Verificación de antecedentes en Colombia:
- https://www.bizlatinhub.com/es/verificacion-antecedentes-colombia/
- RHCheck – Proceso de verificación de antecedentes en Colombia:
- https://www.rh-check.com/blog-posts/proceso-verificacion-antecedentes-colombia
- EYMD ESACO – Verificación de antecedentes en un proceso laboral:
- https://www.eymdesaco.com/blog/verificacion-de-antecedentes-en-un-proceso-laboral/
- Alcaldía de Bogotá – Certificado de antecedentes Policía Nacional:
- https://bogota.gov.co/mi-ciudad/seguridad/como-obtener-un-certificado-de-antecedentes-de-la-policia-nacional
- Infobae Colombia – Antecedentes antes de contratar:
- https://www.infobae.com/colombia/2024/05/08/estos-los-antecedentes-que-debe-revisar-antes-de-contratar-proveedores-y-empleados/
- Ministerio de Justicia – Antecedentes judiciales:
- https://www.minjusticia.gov.co/ministerio/LegalApp/Paginas/Antecedentes-judiciales.aspx
- Función Pública – Certificado de la Contraloría:
- https://www1.funcionpublica.gov.co/preguntas-frecuentes/-/asset_publisher/sqxafjubsrEu/content/-como-adquirir-el-certificado-de-la-contraloria-
- Ley 1581 de 2012 – Gestor Normativo, Función Pública:
- https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981
