POLITICA DE ELIMINACION DE DATOS

1.  OBJETIVO

Establecer un marco claro, transparente y normativo para garantizar la gestión adecuada de las solicitudes de supresión de datos personales en la plataforma, asegurando el cumplimiento de la legislación colombiana, especialmente la Ley 1581 de 2012 y normas relacionadas con la protección de datos. Esta política busca salvaguardar los derechos de los titulares, permitiéndoles ejercer control sobre su información y solicitar su eliminación cuando lo consideren necesario. Asimismo, define los procedimientos internos y las responsabilidades de los terceros usuarios de la plataforma, asegurando que la información sea eliminada de manera segura y definitiva, sin comprometer la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos. Además, tiene como propósito minimizar el riesgo de uso indebido, almacenamiento prolongado o tratamiento no autorizado de los datos personales, promoviendo estándares de transparencia mediante procesos auditables y verificables en todas las fases de eliminación. En esencia, esta política busca equilibrar el derecho de los titulares a la privacidad con las responsabilidades legales y operativas de la plataforma y sus usuarios.

2.  ALCANCE

Comprende a todos los usuarios de la plataforma, incluyendo terceros que acceden y procesan información personal de los titulares a través de la misma. Aplica para todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados o tratados mediante la plataforma, ya sea de manera manual o automatizada, y abarca tanto a los responsables como a los encargados del tratamiento de datos, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad aplicable en Colombia. Esta política cubre las acciones necesarias para atender solicitudes de eliminación de datos realizadas por los titulares, así como las medidas técnicas, administrativas y organizacionales que garanticen la supresión segura y definitiva de los datos de las bases de datos de la plataforma, incluyendo copias de respaldo. Además, se extiende a la implementación de procesos de verificación y auditoría para asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos.

3.  PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento y eliminación de datos personales se realizará en cumplimiento de los siguientes principios:

• Finalidad: Los datos solo se mantendrán mientras sean necesarios para el propósito específico por el cual fueron recolectados.
• Temporalidad: Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, los datos serán eliminados conforme al procedimiento interno.
• Autonomía del Titular: Los titulares tienen derecho a solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento, conforme a la Ley 1581 de 2012.

4.  PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA ELIMINACION DE DATOS

a.  Recepción de la solicitud

• El titular de los datos o su representante legal deberá enviar la solicitud de eliminación de datos al correo electrónico habilitado: habeasdata@hunterx.com.co, o mediante comunicación escrita a la dirección física de la empresa.
• La solicitud debe incluir:
  • Identificación completa del titular (nombre, número de documento de identidad).
  • Copia del documento de identificación
  • Detalle de los datos a eliminar.
  • Justificación de la solicitud.
  • Documentos que acrediten la representación legal, si aplica.

b.  Análisis de procedencia

La solicitud será revisada por el área encargada en un plazo máximo de 15 días hábiles. Se analizará si los datos pueden ser eliminados sin afectar procesos contractuales, legales o normativos vigentes.

c.  Verificación de identidad y autenticidad

Hunterx.com.co verificará la identidad del solicitante mediante los mecanismos tecnológicos de autenticación implementados en la plataforma. En caso de ser un representante legal, se validará la autenticidad de los documentos presentados.

d.  Comunicación al Usuario Tercero

Si los datos fueron consultados por un tercero a través de la plataforma, este será notificado para cesar el tratamiento y almacenamiento de los mismos, salvo que exista una base legal para continuar su tratamiento.

e.  Eliminación y registro

Una vez aprobada la solicitud, los datos serán eliminados de los sistemas de almacenamiento en un plazo no mayor a 5 días hábiles desde la respuesta. Se dejará evidencia del proceso de eliminación en el sistema de auditoría interna de la empresa.

f.   Comunicación de resultados

Se notificará al titular de los datos la finalización del proceso, especificando el alcance de la eliminación y las medidas adoptadas.

5.  EXCEPCIONES A LA ELIMINACIÓN DE DATOS

La solicitud de eliminación podrá ser denegada en los siguientes casos:

• Cuando exista una obligación legal o contractual que requiera el almacenamiento de los datos.
• Si la información es necesaria para la formulación, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando los datos deban ser conservados por razones de interés público.
• Cuando se evidencie que el tercero que está solicitando la eliminación de los datos no es el titular de los datos, representante legal o apoderado.

6.  OBLIGACIONES DE LOS TERCEROS USUARIOS DE LA PLATAFORMA

Los terceros usuarios de la plataforma que accedan y procesen datos personales a través de la misma tienen las siguientes obligaciones:

• Cumplimiento de la Normatividad de Protección de Datos

Los terceros usuarios deben cumplir con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás disposiciones legales aplicables en Colombia sobre el tratamiento de datos personales. Esto incluye garantizar la recolección, uso, almacenamiento y eliminación de los datos en estricta conformidad con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, confidencialidad y acceso restringido.

• Obtención de Autorización del Titular

Los terceros usuarios son responsables de obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares de los datos personales cuando sea necesario, según lo establecido en la normativa. Deben garantizar que el titular esté plenamente informado sobre las finalidades del tratamiento y sobre los derechos que le asisten.

• Limitación del Uso de Datos

Los datos personales recolectados solo podrán ser utilizados para los fines autorizados por el titular y los permitidos por la ley. Queda estrictamente prohibido utilizar los datos personales para fines distintos o no autorizados.

• Confidencialidad y Seguridad de la Información

Los terceros usuarios deben implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales adecuadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas, destrucciones, alteraciones o usos indebidos. Estas medidas deben cumplir con los estándares mínimos establecidos por la normativa de protección de datos.

• Atención a Solicitudes de los Titulares

En caso de que el titular de los datos solicite la actualización, rectificación, eliminación o revocación de la autorización para el tratamiento de sus datos, los terceros usuarios deberán remitir dicha solicitud al responsable o, en su defecto, tramitarla directamente en los términos y plazos legales.

• Eliminación de Datos Personales

Los terceros usuarios están obligados a eliminar los datos personales de los titulares cuando estos lo soliciten, o cuando haya expirado el período de uso permitido, siempre que no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación. La eliminación debe realizarse de forma segura y definitiva.

• Colaboración con la Plataforma

Los terceros usuarios deben cooperar plenamente con la plataforma en la implementación de medidas de seguridad, auditorías y controles que garanticen el cumplimiento de esta política y de la normativa aplicable.

• Responsabilidad en el Tratamiento de Datos

Los terceros usuarios deben asumir responsabilidad por cualquier incumplimiento de esta política o de la normativa aplicable en la gestión de los datos personales. Esto incluye asumir las sanciones legales correspondientes y responder por los daños y perjuicios ocasionados a los titulares o a la plataforma.

• Capacitación en Protección de Datos

Los terceros usuarios están obligados a capacitar a su personal en el adecuado manejo de los datos personales, asegurando el conocimiento y cumplimiento de esta política, así como de la normatividad de protección de datos.

• Notificación de Incidentes de Seguridad

Ante cualquier incidente de seguridad que comprometa los datos personales, los terceros usuarios deben notificar de inmediato a la plataforma y al responsable del tratamiento, proporcionando toda la información necesaria para mitigar los impactos y realizar las acciones correctivas correspondientes.

7.  REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Esta política será revisada anualmente o cuando se produzcan cambios en la legislación aplicable. Por ello, se establece un proceso estructurado de revisión y actualización que asegura su vigencia y aplicabilidad, conforme a las siguientes disposiciones:

a.  Periodicidad de la revisión

La política será revisada de manera periódica, al menos una vez al año, con el fin de identificar la necesidad de ajustes que respondan a nuevas regulaciones, cambios en la operación de la plataforma, nuevas tecnologías implementadas o mejores prácticas en la protección de datos personales.

b.  Evaluación de cambios normativos y regulatorios

Cualquier cambio en la legislación de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad aplicable, será considerado de forma prioritaria para ajustar la política y garantizar su cumplimiento legal.

c.  Actualización tecnológica y de procesos

Dado que el tratamiento de datos personales está estrechamente ligado a los sistemas tecnológicos, la política será ajustada para reflejar mejoras en las medidas de seguridad, nuevos procedimientos internos o herramientas implementadas para el manejo seguro de la información.

d.  Retroalimentación de los usuarios y terceros

Se considerará la retroalimentación proporcionada por los usuarios de la plataforma y los terceros que interactúan con los datos, para identificar posibles deficiencias en la política y realizar los ajustes necesarios.

e.  Procedimiento para actualizaciones

• Identificación de cambios necesarios: Se analizarán las áreas de mejora o los requerimientos derivados de normativas, auditorías o incidentes de seguridad.
• Propuesta de actualización: Se elaborará una propuesta detallada que justifique los cambios.
• Aprobación interna: Las modificaciones serán aprobadas por la dirección de la empresa.
• Comunicación de los cambios: Toda actualización será comunicada de manera oportuna a los usuarios y terceros involucrados mediante los canales oficiales, como la página web de la plataforma hunterx.com.co o notificaciones electrónicas.

f.   Entrada en vigencia de las modificaciones

Las actualizaciones a la política entrarán en vigencia en la fecha especificada en la comunicación oficial. Los usuarios tendrán acceso al contenido actualizado antes de que este sea aplicable, permitiéndoles evaluar y aceptar los nuevos términos.

g.  Documentación y archivo de versiones

Todas las versiones de la política serán documentadas y archivadas de manera segura, especificando las fechas de vigencia y los cambios realizados.

Lugar: Bogota D.C.

Fecha: 16 de enero del 2025